Privacyreglement

VPTZ Nederland (hierna te noemen “De organisatie”) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar medewerkers, leden en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving.

In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van leden en andere (externe) relaties registreert, verwerkt en bewaart.

Het privacyreglement voor persoonsgegevens van medewerkers van de organisatie is verwerkt in het privacyreglement Personeel en Organisatie.

1. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De Vereniging VPTZ Nederland ondersteunt lokale VPTZ-organisaties, die vrijwillige palliatieve terminale zorg verlenen bij cliënten en diens naasten in de laatste levensfase.

Onderstaande gegevens van personen verbonden aan deze lokale organisaties worden door het landelijke bureau van de vereniging om de volgende redenen vastgelegd:

Voor deelname aan trainingen van de VPTZ Academie: naam en e-mailadres
Voor deelname aan bijeenkomsten: naam en e-mailadres
Voor het verzenden van het blad Antenne op het huisadres: naam en postadres
Voor het verzenden van nieuwsbrieven: naam en e-mailadres
Voor het verzenden van de digitale Antenne: e-mailadres als dit wordt verstrekt (telefonisch of per e-mail) door de persoon zelf of door de coördinator van de VPTZ-organisatie.
Voor het verbeteren van de digitale tool ‘VPTZ zelfevaluatie’: e-mailadres van deelnemers kan worden gebruikt voor statistische analyses en/of voor het verzenden van een enquête over de ervaringen met het instrument.

De gegevens genoemd onder 1 t/m 4 worden alleen verwerkt als ze door de coördinator van de VPTZ-organisatie zijn verstrekt aan VPTZ Nederland via de VPTZ-ledenwebsite.

Persoonsgegevens van externe personen, niet verbonden aan lokale VPTZ-lidorganisaties, kunnen om de volgende redenen worden vastgelegd:

Naam, (eventueel) adres en e-mailadres van personen die via e-mail, onze website of telefonisch informatie of producten aanvragen bij het landelijke bureau worden vastgelegd om te kunnen voldoen aan die informatieverstrekking.
Voor congressen die VPTZ Nederland organiseert voor externe relaties worden de organisatienaam, de naam van de persoon, het e-mailadres en eventueel een telefoonnummer vastgelegd.
Van externe relaties die een abonnement hebben op het blad Antenne worden naam en adres vastgelegd. Voor de verzending van de digitale Antenne is alleen een e-mail adres nodig.

2. De rechten van personen waarvan gegevens verwerkt worden

Personen waarvan gegevens verwerkt worden hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als deze door de persoon zelf zijn verstrekt aan VPTZ Nederland of aan de coördinator van de VPTZ-lidorganisatie waar de persoon aan verbonden is. Hiermee geeft de persoon toestemming om de gegevens te verwerken
Personen hebben op elk moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien
Personen hebben het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens
Personen kunnen voor alle vragen en opmerkingen betreffende de verwerking van hun persoonsgegevens contact opnemen met de medewerker genoemd onder 3

3. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking

Binnen de organisatie is een medewerker aangewezen die contactpersoon is en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.

Dit is mevrouw M. Seinen, Directiesecretaresse, telefoon 033-7601070, mseinen@vptz.nl.

4. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie

De persoonsgegevens van vrijwilligers, coördinatoren en bestuursleden verbonden aan een VPTZ-lidorganisatie worden door de coördinator via de VPTZ-ledensite verwerkt voor de bij punt 1 genoemde doelen. De verwerking van persoonsgegevens van andere (externe) relaties ligt bij het secretariaat. Alle medewerkers hebben inzicht in de verwerkte gegevens.

5. Verwerkers in opdracht van de organisatie

De organisatie heeft andere partijen ingeschakeld en die toegang verleend tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij ‘verwerkers’ genoemd.

De organisatie maakt gebruik van de volgende verwerkers:

AFAS en Vionq: beheerder en helpdeskfunctie voor het systeem waarin de persoonsgegevens verwerkt worden
Buro Eend: beheerder en ontwikkelaar van de online zelfstudie omgeving van de VPTZ Academie
Veldhuis Media BV voor distributie van het blad Antenne
Survey Monkey: online surveyprogramma om trainingen en bijeenkomsten te evalueren
MailChimp: programma voor de verzending van de nieuwsbrieven en de digitale Antenne
RAoW: beheerder en ontwikkelaar van de digitale ‘VPTZ Zelfevaluatie’
Facit: beheerder en ontwikkelaar van het dashboard voor uitvraag feedback naasten.

Deze verwerkers zijn in een verwerkersovereenkomst verplicht de privacywetgeving na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.

6. Verstrekken van gegevens aan derden

De volgende gegevens worden verstrekt aan derden:

Naam deelnemers VPTZ-training aan de trainer
Naam deelnemers VPTZ-training aan de locatie waar de training plaatsvindt
Naam, adres van de ontvangers van de Antenne aan de distributeur
E-mailadres aan Survey Monkey
E-mailadres aan Mailchimp

Alle overige gegevens worden niet verstrekt aan derden.

7. Beveiligingsmaatregelen

De organisatie neemt beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken.

Persoonsgegevens worden alleen opgeslagen in een beveiligd digitaal softwaresysteem
Toegang is alleen mogelijk via een gebruikersnaam en wachtwoord
Versleuteling van digitale bestanden die per e-mail worden verzonden aan derden

8. Bewaartermijnen

De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

Facturen die verzonden zijn aan relaties voor bestelde producten en/of deelname aan congressen, bijeenkomsten en trainingen hebben een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar.

Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is wordt het volgende gehanteerd:

Persoonsgegevens van relaties die informatie hebben opgevraagd bij onze organisatie worden direct na afhandeling van de aanvraag vernietigd
Persoonsgegevens voor het verzenden van de nieuwsbrief en de (digitale) Antenne worden opgeslagen tot het moment de betrokkene aangeeft deze niet meer te willen ontvangen
Voor de administratie van de trainingen van de VPTZ Academie wordt een bewaartermijn van 10 jaar gehanteerd

9. Cookies en Google Analytics

De organisatie gebruikt Google Analytics om webstatistieken bij te houden. IP-adressen worden geanonimiseerd opgeslagen.

vptz.nl maakt gebruik van cookies. Door gebruik te maken van deze website gaat u akkoord met het gebruik van cookies zoals beschreven in deze verklaring.

Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u vptz.nl bezoekt. Ze helpen ons om uw browse-ervaring te verbeteren door bepaalde functies mogelijk te maken en ons inzicht te geven in hoe u de site gebruikt.

Soorten cookies die we gebruiken

Strikt noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor het navigeren op de website en het gebruik van de basisfunctionaliteiten. Ze worden meestal alleen ingesteld als reactie op handelingen die u op de site hebt uitgevoerd, zoals het instellen van privacyvoorkeuren, inloggen of formulieren invullen.
Prestatiecookies: Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers omgaan met onze website door anoniem informatie te verzamelen. We gebruiken deze gegevens om onze website en diensten te verbeteren.
Functionele cookies: Deze cookies stellen de website in staat om keuzes te onthouden die u maakt (zoals uw gebruikersnaam, taal of de regio waarin u zich bevindt) en meer gepersonaliseerde functies te bieden.
Marketingcookies: We kunnen ook cookies van derden gebruiken voor marketingdoeleinden. Deze cookies worden gebruikt om advertenties relevanter voor u te maken en uw internetgedrag te volgen.

Beheer van cookies
U kunt het gebruik van cookies beheren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.

10. Wijzigingen

De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website www.vptz.nl

Laatste wijziging: juni 2023